こんにちは、ぐうたらスーパー主婦の糸野つむぎです。道路横のつつじがきれいです。
先日の気遣いの記事をもっと掘り下げたいと思います。私はフルタイムパートタイマーで事務をしていますが、下っ端という点では、上司に仕える立場の方にはお役に立つ情報かと思います。
気遣いとは？
仕事は人から人へと形を変えて回っていきます。自分の行った仕事を次に渡す人は誰でしょうか？その人の置かれている状況を考えて渡すことが「気遣い」です。気遣いは具体的には次のようなことがあげられます。
•どのような形で渡すか？
•言われたことだけで渡すのか？
•前回アドバイスを受けたことが組み込まれているか？
•おまけをつけるとしたら何をつけるか？
•渡された人が仕事がしやすいように配慮したか？
•渡された人が次の人に渡しやすい形にしているか？
いつ、渡すか？
パスを回す時、受け取る人がしっかりと受け取ることができるタイミングを見計らいます。緊急に頼まれた仕事は急ぐのでできるだけ早く渡すべきですが、そうでなければ、相手が余裕のある時に渡すのがベストです。
こんな場合は避けましょう。
- 出勤直後
- 外出や退社直前
- ご機嫌の悪い時
次の場合は比較的余裕がありそうな場合です。
- 急ぎの仕事が終わったらしいタイミング
- 雑談が終わった直後
渡すのに最適な時
- 自分と1対1で他の報告や指示を受けた続き
つまり、上司の注目が自分に向けられている時に、「○○の件で、今よろしいでしょうか？」と断り、一気に話をするのがいいです。お互いに、必要なコミニケーションが一度で済み、残りの時間を他の仕事に向けられます。
どのような形で渡すか？
考えられるのは次の場合で、メリットも記します。
| ＜媒体＞ | ＜メリット＞ |
| 紙 | 説明でき、アドバイスが受けられる |
| メールにExcelのファイルを添付 | 他の人に転送したり、会議資料として加工しやすい |
| 口頭 | 込み入った話をニュアンスと共に伝えやすい |
一番のおすすめは、「後でご説明いたします。」のメッセージを入れてメールで事前に送付しておき、印刷した紙で説明することです。
言われたことだけで渡すのか？
たまに、質問すると嫌な顔をする人がいますよね？そういう人は他人を受け入れる余裕がないタイプです。進言を快く思わないタイプでもあります。そういう人に対しては、言われたことだけして渡すのがいいでしょう。
しかし、多くの人はプラスアルファの仕事を喜んでくれます。進めていくうちに気づいたことも加えて仕上げ、そのことを一言付け加えるのがいいでしょう。
こんなことがありました
上司に、日付の入ったゴム印を他の営業所に送ってほしいと言われました。私は上司がその営業所に行く予定の日を調べて、日付をその日に合わせておきました。ピンセットで数字を入れ替える作業です。上司はゴム印を受け取り、この行為にすぐに気が付いて、「すぐに仕事に取り掛かれて良かった」と感謝の言葉をいただきました。
私は、シンプルな作業に忙しい人に時間を割いてもらうのがもったいないと思っただけでした。仕事のできる人には、その人でないとできない仕事をしてもらい、単純な作業は下っ端の私が喜んでしたいと思います。それが組織の効率化になると思います。
前回アドバイスを受けたことが組み込まれているか？
同じような仕事で、アドバイスをもらったことがあるなら、それを必ず組み込むことです。部下の成長を願ってのアドバスであり、また、部署や会社の共通認識である場合もあるからです。それに、また同じことを言わせてしまうのはお互いに時間のロスです。
おまけをつけるとしたら何をつけるか？
私は、上司に「出した資料にコメントを入れてください」と言われています。経験が浅く、業界知識も薄いため、とても苦労しますが、がんばって、何か書くようにしています。素人まるだしで恥ずかしいのですが、恥をさらしておくことで、親切な人であれば教えてくれることもあります。
たまに、自分の書いたコメントが当たり、受け取った人が即行為を起こしてくれることがあります。嬉しいですね。みんな忙しいから資料をじっくり読む余裕がない場合は、客観的なコメントは役に立つと思います。
自分のはじき出した数値に適切なコメントを入れるために、私はよくグラフ📊📈📉を作成します。業界事情に明るくないので、グラフの形状を見て理解できることがたくさんあります。それを元にコメントを入れます。また、グラフを作成しておくことで、会議の資料として使ってもらえることもあります。
また、こちらに余裕のある場合は自社のみでなく、競合情報や社会情勢も加えたコメントを書くようにしましょう。かなりの確率で役に立ててもらえます。
渡された人が仕事がしやすいように配慮したか？
具体的には、
渡された人が、「すぐに行為にうつせるか」、ということです。
タイミングも媒体も含めて、渡された人が印象づけられ、気持ちが入っていくか、ということです。自分の気持ちや相手への配慮が込められた仕事になっているか、ということです。これは気遣いの総合評価であり、いちばんの核心です。ここに全ての気遣いが含まれる、と言ってもいいかもしれません。仕事がしやすくなれば効率も上がり、組織はぐんぐん成長していくと思います。
例えばコピー一つにしても、カラーにするか、両面にするか、2アップか4アップか、ホッチキスかクリップか、気配りして判断します。部数を確認し、そして必ず種類別にクリアーファイルに入れ、原稿は別にして渡します。そうしておくと、すぐに配布でき、原稿は説明用として役に立ちます。
渡された人が次の人に渡しやすい形にしているか？
仕事は、次から次へと少しずつ形を変えながら回っていって、成果となるものです。ですから、自分の任された仕事が、たとえ単純な作業であっても、最終的な会議にかけてもらえるくらいのつもりで気持ちを入れましょう。自分の仕事に誇りを持ち、自分が次にパスする人がすぐに次にボールを回せる位の完成度を目指しましょう。
完成度の高い仕事をするためには、日頃の情報収集が必要です。自分の部署の人たちが面している問題に敏感になり、アンテナを張って、幅広く情報収集して役立てましょう。行き着くところはたいてい、社会の抱えている問題にだったりしますが…
いづれにしても、自分の周りの人を楽にして、いかに深い仕事をしてもらえるか、そのために自分ができることは何か、と考えると自ずと方法は見えてくるかもしれませんね。
最後に、「気遣い」のメリットは、仕事が意欲的にできる、ということです。できる範囲で試してみませんか？
